Od 30 października 2026 r. obowiązuje nowelizacja przepisów dotyczących kontaktów pracodawców ze związkami zawodowymi oraz radami pracowników. Dopuszcza ona w określonych sprawach formę dokumentową i elektroniczną, ułatwiając m.in. korzystanie z e-maila. Nie znosi jednak wszystkich wymogów formy pisemnej. Wyjaśniamy, co rzeczywiście się zmieniło i jak bezpiecznie korzystać z nowych rozwiązań.

Koniec z papierem w każdej sprawie? Nie całkiem

Nowe przepisy wprowadziła ustawa z 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. z 2026 r. poz. 1340). Ustawę ogłoszono 15 października, a weszła w życie 30 października 2026 r.

Najważniejsza różnica: część nowych możliwości można wykorzystywać bez dodatkowego porozumienia, natomiast szersze przekazywanie określonych informacji w formie dokumentowej lub elektronicznej wymaga odpowiedniego postanowienia w układzie zbiorowym pracy albo porozumieniu pracodawcy z zakładową organizacją związkową.

Wniosek o informację o kadrze kierowniczej można przesłać e-mailem

Zmieniony art. 32 ust. 9¹ ustawy o związkach zawodowych pozwala zarządowi zakładowej organizacji związkowej złożyć wniosek o informację o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą na piśmie, w formie dokumentowej albo elektronicznej. Pracodawca ma siedem dni od otrzymania wniosku na powiadomienie zarządu organizacji.

Przykład: zarząd organizacji OZZPT może wysłać z oficjalnej skrzynki e-mail wniosek umożliwiający zidentyfikowanie nadawcy. Taka wiadomość może spełniać wymogi formy dokumentowej, bez potrzeby drukowania i własnoręcznego podpisywania wniosku.

Istotne zastrzeżenie: ustawodawca zmienił formę wniosku, ale pierwsze zdanie art. 32 ust. 9¹ nadal mówi o pisemnym powiadomieniu przez pracodawcę. Możliwość przekazania tej odpowiedzi w formie dokumentowej lub elektronicznej wynika z nowego art. 32¹ i wymaga wcześniejszego uzgodnienia przewidzianego w tym przepisie.

Informacje o przejściu zakładu pracy – potrzebne uzgodnienie

Nowy art. 32¹ ustawy o związkach zawodowych pozwala pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej ustalić w układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu, że w formie dokumentowej albo elektronicznej będą przekazywane również informacje wymienione w art. 26¹ ust. 1. Chodzi m.in. o planowane przejście zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, przyczyny przejścia i jego skutki dla pracowników oraz zamierzone działania dotyczące warunków zatrudnienia.

Nie jest to automatyczne upoważnienie pracodawcy do zastąpienia wymaganej informacji pisemnej zwykłym e-mailem. Najpierw należy uzgodnić odpowiednie rozwiązanie ze związkiem. Bez takiego ustalenia trzeba zachować dotychczasowe wymagania, wynikające z właściwych przepisów.

Zmiana dotyczy sposobu przekazania określonych informacji, nie uchyla natomiast obowiązku zachowania terminu co najmniej 30 dni przed przewidywanym przejściem zakładu pracy lub jego części, wynikającego z art. 26¹ ust. 2.

Co z radami pracowników?

Nowelizacja zmienia również ustawę o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Zgodnie z art. 13 ust. 2 rada pracowników może składać wniosek o udzielenie informacji także w formie dokumentowej lub elektronicznej.

Pracodawca może przekazywać radzie informacje na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej, ale wybór formy wymaga uprzedniej akceptacji rady pracowników (art. 13 ust. 3). Dodatkowo porozumienie określające zasady współpracy rady z pracodawcą powinno regulować formę wniosku i przekazywania informacji (art. 5 ust. 1 pkt 1a i 1b).

Rada pracowników i związek zawodowy to odrębne podmioty, dlatego nie należy przenosić zasad dotyczących rady na wszystkie procedury związkowe.

Zwykły e-mail a forma dokumentowa i elektroniczna

• FORMA PISEMNA – co do zasady dokument z własnoręcznym podpisem. Równoważna jej może być forma elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli przepis szczególny nie stanowi inaczej.
• FORMA DOKUMENTOWA – utrwalona treść, pozwalająca ustalić, kto złożył oświadczenie. W praktyce może to być zwykły e-mail, o ile możliwa jest identyfikacja nadawcy. Zasady te wynikają z art. 77² i 77³ Kodeksu cywilnego.
• FORMA ELEKTRONICZNA w znaczeniu prawnym – oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Samo wpisanie imienia i nazwiska pod e-mailem nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W konsekwencji „wiadomość elektroniczna” nie zawsze jest tym samym co „forma elektroniczna”. Ten błąd może prowadzić do zakwestionowania skuteczności czynności, dla której ustawa nadal wymaga szczególnej formy.

Termin i dowód doręczenia – praktyczna pułapka

Wysłanie wiadomości nie jest automatycznie równoznaczne z wykazaniem jej skutecznego doręczenia. W praktyce znaczenie ma ustalenie, czy informacja dotarła do właściwego kanału komunikacji i czy adresat miał realną możliwość zapoznania się z treścią; dla oświadczeń woli istotne są zasady art. 61 Kodeksu cywilnego.

Warto ustalić oficjalne adresy korespondencyjne obu stron, osoby odpowiedzialne za obsługę skrzynek oraz sposób potwierdzania otrzymania wiadomości. Raport wysłania e-maila może być przydatny, lecz sam nie przesądza o jego skutecznym doręczeniu.

Bezpieczeństwo informacji związkowych i danych osobowych

Korespondencja może zawierać dane o wynagrodzeniach, sytuacji pracowniczej lub osobach objętych ochroną związkową. Informacje ujawniające przynależność do związku zawodowego należą do szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO.

Dlatego organizacje powinny korzystać z własnych oficjalnych skrzynek, ograniczać dostęp do korespondencji, sprawdzać adresata i załączniki przed wysyłką oraz stosować zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka, np. szyfrowanie poufnych plików i przekazywanie hasła innym kanałem. Związek nie powinien uzależniać swojej korespondencji od prywatnej skrzynki członka zarządu ani od służbowego konta kontrolowanego przez pracodawcę.

Praktyczne rekomendacje dla organizacji związkowych

1. Sprawdźcie, które pisma i wnioski mogą już być przekazywane w formie dokumentowej oraz w których sprawach nadal wymagane jest pismo lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
2. Zaproponujcie pracodawcy krótkie porozumienie na podstawie art. 32¹ – ze wskazaniem rodzajów informacji, dopuszczonych form i adresów korespondencyjnych. Nie ograniczajcie się do nieformalnej zgody działu HR.
3. Ustalcie, kto po każdej stronie odbiera wiadomości, kto potwierdza otrzymanie, kto zastępuje nieobecną osobę i jak ewidencjonuje się korespondencję.
4. W sprawach z terminami ustawowymi stosujcie szczególnie pewne sposoby dostarczenia i archiwizacji wiadomości oraz nie odkładajcie ich wysłania na ostatnią chwilę.
5. Dla spraw zawierających dane osobowe lub poufne informacje przyjmijcie zasady zabezpieczenia załączników i ograniczenia dostępu.
6. Nie traktujcie nowelizacji jako zmiany wszystkich pozostałych procedur związkowych. Przykładowo art. 32 ust. 9² ustawy o związkach zawodowych nadal przewiduje formę pisemną wskazania osób objętych szczególną ochroną.

Co to oznacza dla dialogu społecznego?

Elektroniczne kanały komunikacji mogą skrócić obieg informacji i ułatwić działanie organizacji funkcjonujących u wielu pracodawców, w tym w branży transportowej. Jednocześnie szybkość nie może zastępować pewności doręczenia, poufności informacji ani przestrzegania ustawowych terminów.

W praktyce warto wykorzystywać dopuszczone przez prawo formy komunikacji, lecz równolegle zadbać o precyzyjne porozumienia z pracodawcami i bezpieczne, niezależne kanały kontaktu. Dobrze zorganizowana wymiana informacji służy skuteczniejszej ochronie praw pracowniczych i partnerskiemu dialogowi społecznemu.

Opracowanie: Sławomir Szopiński, sekretarz Rady Krajowej OZZPT

Podstawa prawna:

1. Ustawa z 4 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1340.
2. Ustawa o związkach zawodowych – tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 549
3. Kodeks cywilny – art. 61, 77²–77³ i 78¹
4. UODO – interpretacja ochrony danych o przynależności związkowej