Wbrew powszechnemu przekonaniu każda aktywność w mediach społecznościowych może mieć charakter publiczny. Pracodawca może zatem sprawdzać, co publikują zatrudnione u niego osoby.
Media społecznościowe pozwalają adresować treści do szerszego grona osób, a nawet upubliczniać je w taki sposób, aby mogły trafić do nieograniczonej liczby odbiorców. Dobry przykład stanowią tzw. virale. Zjawisko to pokazuje, że autor lub inna osoba publikująca dane treści częściowo tracą nad nimi kontrolę w momencie, gdy trafiają one do internetu. Nawet usunięcie postu, zdjęcia lub filmu nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania go z obiegu.
W ostatnim czasie bardzo wiele virali miało związek z zatrudnieniem, zaczynając od oferty o pracę, w której jednym z wymogów było regularne korzystanie z sauny, przez wzorową postawę właściciela marki paluszków Beskidzkich wobec pracowników w obliczu pożaru zakładu pracy, a na tzw. aferze stanikowej kończąc. Nowoczesny pracodawca powinien zdawać sobie sprawę z tego, że to, co jego pracownicy publikują w mediach społecznościowych, może mieć ogromny wpływ na jego pozycję rynkową. Czy jednak ograniczanie ewentualnej aktywności na portalach społecznościowych nie byłoby zbyt dużą ingerencją w strefę prywatną pracownika i czy pracodawca ma jakieś narzędzia, aby tym zarządzać?
Cel i podstawa prawna
Punkt wyjścia dla oceny, czy można weryfikować treści publikowane przez pracowników w mediach społecznościowych, stanowią przepisy o ochronie danych osobowych. Aby w ogóle było to dozwolone, należy zidentyfikować cel oraz podstawę prawną przetwarzania danych osobowych.
Podstawowym celem przetwarzania danych będzie, w zależności od przypadku, ochrona interesów pracodawcy lub realizacja spoczywających na nim obowiązków. Nie budzi chyba wątpliwości, że pracodawca ma uzasadniony interes w tym, aby tajemnice jego przedsiębiorstwa nie wyszły na jaw. Oczywiste jest także, że stara się dbać o swoje dobre imię i wizerunek. W dobie mediów społecznościowych nawet jedna opinia o danym podmiocie może istotnie wpłynąć na jego sytuację ekonomiczną, a wręcz przesądzić o jego pozycji rynkowej (i to zarówno w skrajnie pozytywny, jak i negatywny sposób).
W rezultacie uzasadnionym w naszej ocenie celem weryfikacji treści publikowanych w mediach społecznościowych może być przeciwdziałanie zarówno upowszechnieniu informacji niejawnych, jak i budowaniu negatywnego wizerunku pracodawcy na rynku. Dotyczy to w szczególności osób, które publicznie udostępniają informacje o miejscu swojego zatrudnienia. Nierzadko bowiem informacja o pracodawcy jest jedną z podstawowych, które udostępniają na swój temat użytkownicy przeróżnych portali. Zamieszczenie jej bezpośrednio wśród danych profilowych nie jest jedyną sytuacją uzasadniającą weryfikowanie przez pracodawcę publikacji pracownika. Miejsce zatrudnienia pracownika można bowiem ustalić także w inny sposób, w tym chociażby ze względu na publikowane treści czy informacje zamieszone w innych serwisach.
Drugim podstawowym celem przetwarzania danych jest realizacja obowiązków spoczywających na pracodawcy, w tym w szczególności obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi. Działania podejmowane na forum publicznym, w tym w mediach społecznościowych, mogą mieć istotne znaczenie dla wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Pozbawienie pracodawcy prawa do korzystania ze stosownych informacji nie ma racjonalnego uzasadnienia, w tym w szczególności z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych.
Warto przy tym zaznaczyć, że przetwarzanie danych osobowych w związku z prowadzoną weryfikacją nie oznacza stałego nadzoru nad profilami pracowników. Podstawowymi formami przetwarzania danych osobowych jest ich zbieranie, utrwalanie czy wykorzystywanie. Czynności te najczęściej są podejmowane w wyniku uzyskania przez pracodawcę informacji o możliwych nieprawidłowościach z innych źródeł (w tym chociażby od współpracowników). Weryfikacja treści z profili w mediach społecznościowych stanowi zatem reakcję na potencjalne naruszenia, a związane z tym przetwarzanie danych następuje w związku z realizacją wskazanych powyżej celów. Należy również podkreślić, że działanie to nie stanowi monitoringu w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Monitoring bowiem polega na prowadzeniu stałego nadzoru, a nie jedynie doraźnej weryfikacji na potrzeby określonej sprawy. W rezultacie ocena legalności takiego działania powinna uwzględniać rzeczywisty sposób przetwarzania danych związanych z prowadzoną weryfikacją.
Jeśli zaś chodzi o podstawy prawne przetwarzania danych osobowych pracownika w omawiany sposób, to w przypadku „zwykłych” danych jest to realizacja obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy lub uzasadniony interes prawny, w zależności od celu podejmowanego działania. O ile realizacja obowiązku prawnego nie budzi wątpliwości z uwagi na przepisy kodeksu pracy, o tyle ustalenie uzasadnionego interesu prawnego wymaga dodatkowych wyjaśnień. Przepisy wymagają bowiem niezbędności przetwarzania do zrealizowania przyjętego celu, a jednocześnie interesy, prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie mogą mieć charakteru nadrzędnego. Często spotykamy się z argumentem, że sprawdzanie treści publikowanych przez pracownika w mediach społecznościowych stanowi naruszenie prawa do prywatności pracownika. Nie można jednak zapominać o tym, że „wstawianie” jakichkolwiek treści w mediach społecznościowych stanowi formę ich publicznego udostępnienia. Okoliczności tej nie zmieniają nawet takie czynniki jak zamknięte grupy na portalach społecznościowych lub ograniczony dostęp do profilu. Publikując cokolwiek w internecie, autor de facto traci wpływ na to, do jak szerokiego grona osób trafią dane treści. W rezultacie ochrona prywatności nie powinna stanowić nadrzędnej wartości nad celem administratora, ponieważ już samo opublikowanie informacji przenosi ją do strefy publicznej. Wykorzystanie ich przez określony podmiot jest w takiej sytuacji uzasadnione, w szczególności że źródłem inicjatywy jest właśnie uprzednio opublikowana przez osobę, której dane dotyczą, określona informacja.
Podsumowując, uważamy, że ochrona danych osobowych nie przekreśla możliwości sprawdzania przez pracodawcę aktywności zatrudnianych przez niego osób w mediach społecznościowych. Wręcz przeciwnie, w niektórych sytuacjach jest to nie tylko uzasadnione, ale wręcz wskazane.
Ważny rodzaj naruszenia
Pozostaje jeszcze pytanie, co może zrobić pracodawca, gdy okaże się, że aktywności pracownika w mediach społecznościowych rzeczywiście w jakiś sposób godzą w interesy zakładu pracy lub innych pracowników? Wszystko zależy jednak od tego, o jakim rodzaju naruszenia mówimy.
Najczęściej spotykaną w praktyce sytuacją jest publikowanie w mediach społecznościowych negatywnych komentarzy na temat pracodawcy, współpracowników lub przełożonych. Decydującym czynnikiem przy ich ocenie pod kątem możliwości wyciągnięcia konsekwencji jest prawdziwość opublikowanych informacji. Równocześnie, o ile wyrażanie krytycznych poglądów nie jest zabronione, o tyle ich obraźliwa forma może już uzasadniać pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności. Tego typu działania są bowiem oczywiście sprzeczne z obowiązkiem dbania o dobro zakładu pracy i przestrzegania zasad współżycia. Pracownicy mają prawo do krytyki, przy czym musi ona się opierać na rzetelnych informacjach. Dodatkowo istotnym aspektem jest forma publikowanych treści. Używanie obraźliwych sformułowań może stanowić niezależną podstawę do wyciągnięcia konsekwencji nawet, jeżeli pozostała treść komunikatu stanowi dozwoloną krytykę. Tego rodzaju publikacje mogą być bowiem szkodliwe, w tym naruszać autorytet pracodawcy bądź przełożonych w oczach pozostałych pracowników, a przy okazji mogą zniechęcać potencjalnych kandydatów do podjęcia współpracy.
Należy więc zawsze dokonać indywidualnej oceny danego zdarzenia i dopiero następnie wyciągnąć stosowne konsekwencje. Potencjalnie wchodzi jednak w grę bardzo szeroki ich zakres, od rozmowy dyscyplinującej i kar porządkowych, przez rozwiązanie umowy o pracę w trybie za wypowiedzeniem bądź dyscyplinarnym, aż po odpowiedzialność odszkodowawczą.
Wizerunek w sieci
Kolejnym zagadnieniem budzącym wątpliwości pracodawców jest możliwość podejmowania decyzji o awansowaniu lub zatrudnieniu danej osoby w oparciu m.in. o jej wizerunek w sieci. Problematyka aktywności w mediach społecznościowych dotyczy więc nie tylko pracowników, ale również uczestników rekrutacji.
Rozstrzygając te kwestie, należy w pierwszej kolejności zaznaczyć, że podstawowymi czynnikami oceny pracownika czy kandydata powinny pozostawać jego umiejętności, kwalifikacje i jakość pracy. Nie oznacza to jednak, że wizerunek kreowany w mediach społecznościowych nie ma znaczenia. Cechy osobiste również stanowią bardzo istoty czynnik na gruncie decyzji personalnych, ponieważ wyznaczają one predyspozycje do danej funkcji.
Nie sposób uznać, że każda osoba może pełnić dowolną funkcję. Przykładowo: powierzenie funkcji kierowniczej nieodpowiedniej osobie może mieć negatywny wpływ na podległy jej zespół i rzutować na interesy pracodawcy. Innym przykładem może być konfliktowy charakter w kontekście stanowiska wymagającego umiejętności pracy w zespole czy zarządzania relacjami z klientami.
W naszej ocenie pracodawca ma prawo uwzględniać wizerunek przedstawiany przez pracownika lub kandydata w mediach społecznościowych przy ocenie jego osoby, w szczególności pod kątem potencjalnego zatrudnienia na danym stanowisku. Ewentualne zasięgi danej osoby nie będą miały w tym zakresie znaczenia, bo liczy się to, że „wstawiane” przez nią treści są publiczne. Na marginesie warto podkreślić, że informacje, które publikujemy o sobie w sieci, nie zawsze są prawdziwe, dlatego pracodawcy, którzy chcą korzystać z takich publicznych informacji w celu oceny pracownika lub kandydata, powinni najpierw zweryfikować, czy odpowiadają one rzeczywistości.
W dobie mediów społecznościowych publiczne kreowanie wizerunku jest zdecydowanie ułatwione, a przez to bardziej powszechne. W rezultacie w przyszłości spraw takich jak przytoczona powyżej może być zdecydowanie więcej. Aktywność w mediach społecznościowych może bowiem wpływać na ocenę predyspozycji do pracy i w rezultacie stanowić podstawę podejmowanych przez pracodawców decyzji. Warto dodać, że nie zawsze będą to decyzje negatywne – dobrze prowadzony profil zawodowy np. na LinkedIn już niejednej osobie zagwarantował awans lub zatrudnienie.
Warto wprowadzić politykę
Aktywność w mediach społecznościowych stanowi jedno z wyzwań, z którym obecnie mierzą się pracodawcy. Analiza możliwości podejmowania określonych działań w dzisiejszych czasach może nie być wystarczająca. Ważną cechą nowoczesnych pracodawców jest też umiejętność prowadzenia komunikacji z pracownikami, w szczególności w sprawach, które mogą budzić negatywne emocje. Pomocnym, a w istocie niezbędnym rozwiązaniem są polityki korzystania z mediów społecznościowych. Przede wszystkim pełnią one funkcję informacyjną. Dzięki temu pracownicy mają przejrzyste informacje o możliwości zweryfikowania treści publikowanych w mediach społecznościowych, celu prowadzonych w tym zakresie działań, a także potencjalnych skutkach. Konsekwentne stosowanie tych narzędzi pozwala na skuteczne zarządzanie aktywnością pracowników w mediach społecznościowych – oczywiście nie mówimy tu o narzucaniu czy cenzurowaniu publikowanych treści bądź polubień, ale o minimalizowaniu ryzyka publikacji godzących w interesy pracodawcy lub pracowników.
Ponadto naruszenie przez pracowników obowiązków wprost wyrażonych w tego rodzaju politykach może stanowić dodatkowy argument w przypadku sporu, w tym w szczególności sądowego. Podstawą wyciągniętych konsekwencji nie będzie w takim przypadku naruszenie obowiązków wynikających z ogólnych zasad, ale skonkretyzowanych obowiązków spoczywających na pracowniku zgodnie z wewnętrznymi regulacjami zakładowymi.
Autorzy: Kinga Polewka-Włoch, Patryk Kozieł
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
