Trzeba założyć dwie teczki osobowe, gdy mamy ciągłość zatrudnienia, a paradoksalnie jedną, gdy jest choć dzień przerwy. Na takie skutki przepisów wskazuje resort pracy. Dla pracodawców będą one trudne do zaakceptowania i realizacji.
Do końca 2018 r. nie było w kodeksie pracy przepisu, który rozstrzygałby, czy w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy należy założyć nowe akta osobowe, czy możliwe jest kontynuowanie starych. Praktyki były różne – część pracodawców wolała nową teczkę, np. ze względu na archiwizowanie dotychczasowych w firmach zewnętrznych, a inne, zwłaszcza mniejsze firmy, wolały dołożyć dokumenty do dotychczasowych akt.
Prosta zasada i komplikacje
Stan prawny zmienił się 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia obowiązuje nowy art. 945 k.p., który nakłada obowiązek kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie obowiązkowego 10-letniego okresu przechowywania wcześniejszej dokumentacji.
Tę bardzo prostą zasadę skomplikowały jednak przepisy przejściowe zawarte w art. 7 i 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Zgodnie z art. 7 kodeksu pracy nie stosuje się do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Z art. 9 wynika z kolei możliwość zastosowania nowego przepisu kodeksu pracy do pracownika ponownie przyjmowanego do pracy, którego stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie nowelizacji, jeśli za takiego pracownika został złożony raport informacyjny (ZUS RIA). I z tego przepisu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – w stanowisku z 9 maja 2019 r. wywodzi konieczność założenia nowych akt w przypadku zatrudnienia, w którym jest ciągłość umów o pracę. W takim przypadku, a więc dla osób pozostających w zatrudnieniu, nie ma bowiem technicznie możliwości złożenia raportu informacyjnego.
Raport ten składa się wraz z wyrejestrowaniem z ZUS, czyli razem z drukiem ZWUA. Czynność ta nie ma jednak miejsca w przypadku ciągłości zatrudnienia na podstawie kolejnych umów o pracę. W świetle przepisów ubezpieczeniowych koniec jednej umowy nie oznacza bowiem wyrejestrowania pracownika z ZUS, a nawiązanie kolejnego stosunku pracy nie wymaga również ponownego zgłoszenia go do ubezpieczeń. W tym zakresie jest więc ciągłość ubezpieczeń niewymagająca od pracodawcy żadnych działań – a jednocześnie ta ciągłość zatrudnienia skutkuje założeniem nowych akt osobowych.
Kuriozalnie więc, aby móc prowadzić dla danego zatrudnionego jedne akta pracownicze, pracodawca przedłużający mu umowę w 2019 r. powinien zrobić minimum jeden dzień przerwy pomiędzy umowami, aby następnie móc wyrejestrować go z ubezpieczeń, złożyć ZUS RIA i w efekcie kontynuować prowadzenie starych akt osobowych. Jednak z tego fortelu wiele firm pewnie i tak nie skorzysta. Znaczna część pracodawców w ogóle nie planuje bowiem składać raportów informacyjnych ze względu na wielkość zatrudnienia i dużą fluktuację kadr od 1999 r. Zatem im nawet przerwa w zatrudnieniu nie jest w stanie pomóc, a więc powinni stworzyć nowe akta dla kolejnego stosunku pracy.
Ryzyko kontynuacji
Można się jednak spodziewać, że w praktyce wiele firm nie postąpi zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS i będzie kontynuować dotychczasowe akta osobowe (co może być wynikiem zarówno niewiedzy, jak i świadomych decyzji). Wydaje się, że wygodniej mieć jedne akta, w których będzie całość dokumentacji dotyczącej pracownika, gdyż wtedy łatwiej ustalać jego różne uprawnienia zależne od stażu pracy czy pilnować długości dozwolonego okresu zatrudnienia na czas określony. Co więcej, ich prowadzenie – w sytuacji gdy w świetle wyjaśnień resortu pracy należałoby założyć nową teczkę – nie rodzi ryzyka kar finansowych, jeśli pracodawcy w odpowiednich datach zniszczą dokumenty.
Ponadto, w takim przypadku Państwowa Inspekcja Pracy nie może nałożyć mandatu, gdyż kodeks pracy przewiduje trzy wykroczenia związane z dokumentacją pracowniczą i żadne z nich nie obejmuje powyższego przypadku (nieprowadzenie dokumentacji, przechowywanie jej krócej niż wynika to z przepisów bądź w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem – art. 281 pkt 6, 6a i 7 k.p.). Faktu prowadzenia dokumentacji w jednej zamiast w dwóch teczkach nie można uznać za jej nieprowadzenie, a więc inspektor pracy mógłby co najwyżej skierować do pracodawcy wystąpienie zawierające wniosek o założenie odrębnych akt. Kara groziłaby zatem tylko w razie kontroli Urzędu
Ochrony Danych Osobowych – i to wyłącznie w sytuacji, gdy dane byłyby przetwarzane bez podstawy prawnej. Przykładowo: gdyby nowa dokumentacja dotycząca umowy zawartej w 2019 r. nie została usunięta z teczki po upływie 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Wydaje się więc słuszne zrobienie przekładek w każdej części akt i oddzielenie dokumentacji, która formalnie powinna znaleźć się w drugiej teczce, aby dzięki temu łatwiej pamiętać o ich usunięciu po 10 latach. Osobiście wybrałbym takie działanie, a nie zakładanie nowych akt osobowych.
Autor: Łukasz Prasołek
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
