Ewidencja czasu pracy po zmianach

Od 1 stycznia 2019 r. w ewidencji czasu pracy podajemy – poza samą liczbą przepracowanego czasu – przedziały czasowe, w których pracownik świadczył pracę. Podobne zapisy dotyczą dyżurów, przy czym w odniesieniu do nich wskazujemy również miejsce ich pełnienia.

Do ewidencji dołączamy liczne wnioski i zgody pracownika, które do tej pory zwykle umieszczane były w części B akt osobowych. Do nowych regulacji pracodawca nie musi dostosowywać dokumentacji dotyczącej czasu pracy sprzed początku 2019 r., a do treści kart ewidencji czasu pracy pracownika zatrudnionego przed 1 stycznia 2019 r. prowadzonych tego dnia stosuje się regulacje nieobowiązującego rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Prowadzenie rozliczenia czasu pracy to jeden z głównych obowiązków dokumentacyjnych pracodawcy. Ewidencja czasu pracy tworzona i prowadzona jest do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.

Po zmianach prawa ewidencja stała się dokumentacją szerszą i nakierowana jest nie tylko na potwierdzenie poszczególnych faktów związanych z przepracowanym czasem, ale zawiera również szerszy zestaw informacji dotyczących stosowanych dla danego pracownika konkretnych indywidualnych rozwiązań związanych z czasem pracy. Mówimy już nie tyle bowiem o samej karcie ewidencji czasu pracy, ile o dokumentacji związanej z czasem pracy.

Jak było przed zmiana przepisów

Do końca 2018 r. karta ewidencji czasu pracy obejmowała informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnił w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji czasu pracy dołączano wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zarówno obecnie, jak i do końca 2018 r. podstawowym celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest ustalenie świadczeń finansowych należnych pracownikowi od pracodawcy. Przez tę perspektywę należy oceniać zakres informacji i danych, jakie powinny się znaleźć w ewidencji. Należy w niej umieszczać wszystkie informacje związane z czasem pracy, które w jakikolwiek sposób wpływają na uprawnienia pracownicze. Ewidencja czasu pracy obejmuje zatem nie tylko czas pracy wynikający z ustalonego rozkładu czasu pracy, ale także związany z wykonywaniem nadzwyczajnych poleceń pracodawcy, każdą godzinę pracy w porze nocnej itp. Informacje muszą być doprecyzowane, np. wykazując zwolnienia od pracy należy dookreślić ich rodzaj – różne są bowiem zasady wynagradzania za poszczególne z nich.

Szerszy zakres dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. znacznie zmienił się zakres dokumentacji związanej z czasem pracy i sposób dokonywania poszczególnych zapisów. W dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy znajdą się:

karta ewidencji czasu pracy,
wnioski pracownika w sprawach związanych z czasem pracy,
dokumenty związane z pewnymi kwestiami powiązanymi z czasem pracy,
zgody pracowników – rodziców małych dzieci oraz pracownic w ciąży.

Te wszystkie grupy dokumentów mieszczą się w definicji dokumentacji pracowniczej, na którą składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.).

Karta ewidencji czasu pracy

Według nowych regulacji karta ewidencji czasu pracy zawierać ma informacje o:

liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy – nowością jest tutaj informacja o rozkładzie czasowym pracy w poszczególnych dobach. Do tej pory podawano tylko liczbę godzin (np. 8, 10), obecnie zarówno liczbę jak i przedział czasu (np. 8 godzin: od 8.00 do 16.00);
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej – nie wskazujemy przy tym przedziału czasu „od … do …”, w którym praca w nocy była wykonywana. Przedział pracy w nocy wynika z przepisów wewnętrznych;
liczbie godzin nadliczbowych – podobnie jak przy pracy w nocy nie podajemy przedziału czasu, w jakim praca nadliczbowa była wykonywana. Informacja o nadgodzinach uzupełnia informację z pkt 1 o liczbie i przedziale czasu, w jakim praca była wykonywana, np. przy podaniu 10 godzin w przedziale od 8.00 do 18.00, w informacji o nadgodzinach pojawić się może 2 (tak będzie przede wszystkim w podstawowym czasie pracy) lub np. 0 (w razie stosowania równoważnego systemu czasu pracy i zaplanowaniu na ten dzień 10 godzin do przepracowania);
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
liczbie godzin dyżuru i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia – nowością jest nie tylko godzinowy rozkład dyżurów (np. od 16.00 do 19.00), ale również konieczność wskazania miejsca ich pełnienia. Uznać należy, że miejsce to podawane jest w kontekście rozróżnienia na dyżury zakładowe i domowe wskazane w art. 151⁵ k.p. Pracodawca nie wpisuje konkretnego adresu, gdyż nie ma to znaczenia dla osiągnięcia celu, którym jest ustalenie prawidłowego rozliczenia świadczeń ze stosunku pracy;
ustawowych zwolnieniach od pracy, z oznaczeniem wymiaru i podstawy prawnej ich udzielenia, np. przerw na karmienie dziecka piersią lub zwolnień pracownika wychowującego dziecko do 14 lat;
innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem wymiaru i tytułu ich udzielenia, np. zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;
nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy;
czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

PRZYKŁAD 1
Pracownik wykorzystywał ostatnie 4 godziny przysługującego mu urlopu wypoczynkowego za dany rok. W tym samym dniu przez 4 godziny pracował. Oznaczając urlop i pracę w jednym dniu kalendarzowym, w rubryce dziennej należy wskazać liczbę godzin faktycznej pracy, podając również godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz podać – jako drugi zapis – oznaczenie literowe stosowane dla urlopu wypoczynkowego, odsyłając jednocześnie do wyjaśnień, które należałoby dla pełnej czytelności zamieścić pod kartą ewidencji czasu pracy (lub – jeżeli w stosowanym wzorze to przewidziano – w odpowiedniej rubryce na uwagi/wyjaśnienia).

Zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji

W stosunku do pewnych kategorii pracowników pracodawca zwolniony jest jedynie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Dotyczy to pracowników:

objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe,
otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej.

W pozostałym zakresie ewidencja czasu pracy jest nadal prowadzona.

UWAGA WAŻNE

Nie istnieje żaden narzucony prawnie wzór karty ewidencji czasu pracy pracownika. Pracodawcy opracowują więc wzór takiej karty we własnym zakresie. Nie narzucono również okresu, na jaki ma być tworzona. Najczęściej stosuje się karty miesięczne, roczne lub obejmujące okresy rozliczeniowe czasu pracy. Standardowo karta prowadzona jest w formie tabelarycznej.

Oznaczenie rodzaju nieobecności

W praktyce istotne jest stosowanie szerokiego katalogu skrótów dotyczących zwolnień i innych nieobecności – z różnymi oznaczeniami nieobecności (w odmienny sposób rozliczanych) i nieograniczanie się do oznaczania tylko: „nieobecność płatna” i „bez zachowania prawa do wynagrodzenia”. Dotyczy to nie tylko nieobecności obejmujących cały dzień pracy, ale również zwolnień częściowych, zamykających się jedynie w kilku godzinach z całodziennego rozkładu czasu pracy. Może dojść do sytuacji, w której w jednym dniu wystąpi kilka z nich – np. 4 godziny opieki nad dzieckiem i 4 godziny zwolnienia bez zachowania prawa do wynagrodzenia w celu załatwienia sprawy osobistej (patrz przykład 2).

PRZYKŁAD 2
Za czas zwolnienia na opiekę nad dzieckiem z art. 188 k.p. pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zgodnie z § 5 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego członkiem powiatowej lub wojewódzkiej rady społeczne rady do spraw osób niepełnosprawnych w celu wzięcia udziału w posiedzeniach rady. Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (art. 44c ust. 8 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Pomiędzy ustalaniem wynagrodzeń w pierwszym i drugim przypadku występują pewne różnice. W pierwszej sytuacji składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub urlop szkoleniowy. W drugim zaś przypadku – miesięczne składniki zmienne wynagrodzenia w przeciętnej wysokości wypłaconej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc korzystania ze zwolnienia lub urlopu.

Wnioski pracownika

Dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy powinna zawierać różnego rodzaju wnioski składane przez zatrudnionych w sprawach związanych z czasem pracy. Będą to wnioski dotyczące:

udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (patrz: przykład 3);
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.);
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.);
stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (tzw. system pracy weekendowej z art. 144 k.p.);
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 k.p.);
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 k.p.).

PRZYKŁAD 3
Stosujemy księgę wyjść prywatnych, w której pracownik podaje swoje imię i nazwisko, czas wnioskowanego wyjścia oraz składa podpis. Zgoda na wyjście prywatne wyrażana jest przez przełożonego poprzez złożenie podpisu w księdze.

Czy od początku 2019 r. musimy mieć inną dokumentację związaną z udzielaniem zwolnień w celu załatwienia spawy osobistej?

Tak. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji wskazuje, że w dokumentacji dotyczącej czasu pracy danego pracownika przechowujemy również wnioski o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Muszą mieć one charakter indywidualny i powinny być przechowywane w dokumentacji poszczególnych pracowników.

UWAGA WAŻNE

Stosowana do końca 2018 r. księga wyjść prywatnych nie może być już traktowana jako wystarczająca. Szczególnie, że wniosek pracownika jest jedynym dowodem, że późniejszy czas dłuższej pracy nie stanowił pracy w godzinach nadliczbowych, ale odpracowanie wyjścia prywatnego.

Trzy grupy dokumentów

Wymienione w rozporządzeniu grupy dokumentów, które mają być zamieszczane w ewidencji czasu pracy, to dokumenty związane:

ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy (art. 140 k.p.);
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 151³ k.p.);
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.

Dokumentowanie zadaniowego systemu czasu pracy

Zastosowanie systemu zadaniowego czasu pracy następuje według zasad ogólnych. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się (z pewnymi wyjątkami) w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 k.p.). W odniesieniu do systemu zadaniowego nie przewidziano od tego odstępstw, a zatem co do zasady powinien zostać przewidziany w regulaminie pracy. Nie można jednak wykluczyć stosowania do danego pracownika systemu zadaniowego na podstawie umowy o pracę, co zresztą w praktyce często ma miejsce.

Dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy umieszczane w dokumentacji związanej z czasem pracy obejmują tylko:

porozumienie dotyczące zadań do wykonania lub
wykaz zadań narzucony przez pracodawcę.

Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p. (art. 140 k.p.). Jak konsekwentnie wskazuje się w literaturze prawa pracy i orzecznictwie sądowym, wynikające z art. 140 k.p., wymaganie „porozumienia” z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację. Brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 k.p. (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 5 lutego 2008 r., sygn. akt II PK 148/07). Możemy zatem mówić o wielu sytuacjach, w których nie będzie typowego porozumienia. Co więcej, często nie będzie również tworzonego wykazu (zakresu) zadań, gdyż ten wynikać będzie z umowy o pracę lub zakresu czynności pracownika.

Dokumentowanie odbioru dnia za pracę w sobotę

Za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy należy udzielić dnia wolnego od pracy. Wolne udzielane jest w terminie uzgodnionym z pracownikiem i ma nastąpić nie później niż do końca okresu rozliczeniowego czasu pracy. Ta podstawowa forma rozliczenia tej pracy opiera się na konieczności zachowania w okresie rozliczeniowym zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

UWAGA BARDZO WAŻNE

Pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć terminu odbioru dnia wolnego za pracę w tym dniu. Powinien to uzgodnić z pracownikiem, czyli dojść z nim do porozumienia w zakresie terminu odbioru dnia wolnego.

W tym miejscu dokumentacji związanej z czasem pracy dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia dnia wolnego pojawią się wówczas, gdy porozumienie zostało zawarte z zachowaniem formy umożliwiającej jego umieszczenie w dokumentacji. Sam fakt pracy w dniu wolnym, a następnie udzielenie dnia wolnego, oznaczony już będzie w karcie ewidencji czasu pracy.

Dokumentacja pracy nadliczbowej

Zastanowienia wymaga, jakimi dokumentami mają być te związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy. Nie obejmuje to samej kwestii podania liczby i rodzaju nadgodzin oraz dyżurów, gdyż te informacje objęte są samą kartą ewidencji czasu pracy.

Zarówno praca w godzinach nadliczbowych, jak i dyżur odbywają się na podstawie polecenia służbowego. Kodeks pracy, jak też przepisy odrębne dotyczące sfery budżetowej (pracownicy samorządowi, służba cywilna, pracownicy urzędów państwowych), nie narzucają konieczności zachowania żadnej szczególnej formy takiego polecenia. Przyjąć można, że dokumenty związane z poleceniem pracy w nadgodzinach lub podczas dyżurów powstaną tylko wówczas, gdy regulacje wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy ustanawiają szczególną formę wydawania poleceń w tym zakresie. Umieszczamy w tym miejscu dokumentacji wnioski o udzielenie czasu wolnego za pracę nadliczbową.

Zgody rodziców i przyszłej matki

W dokumentacji związanej z czasem pracy umieszcza się również zgody:

pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.),
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.).

Dla tych pracowników sfery budżetowej, dla których stworzono odrębne od kodeksowych pragmatyki zawodowe zawierające regulacje dotyczące czasu pracy, należy się dodatkowo opierać w tym zakresie na tych przepisach. Tworzą one uprawnienia do odmowy pracy w godzinach nadliczbowych dla rodziców dzieci do lat 8, a nie „kodeksowo” – do lat 4.

W części B akt osobowych przechowywane jest oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, uzyskiwane na podstawie art. 189¹ k.p. Na podstawie tego przepisu, jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 186⁷ § 1 i art. 188 k.p. może korzystać jedno z nich.

Autor: Marek Rotkiewicz

Źródło: Infor, Rachunkowość budżetowa