Pracownikowi oddającemu krew przysługuje czas wolny w wymiarze wynikającym z zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa – maksymalnie do końca dnia kalendarzowego. Trwają jednak prace nad zmianami w prawie, dzięki nim możliwe będzie m.in. rozciągnięcie tego zwolnienia na zmianę nocną.
Jak udzielić wolnego
Problematyki zwolnień od pracy w związku z oddawaniem krwi dotyczą dwa przepisy. Z art. 9 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1222) wynika, że dawcy krwi przysługuje zwolnienie od pracy w dniu, w którym oddaje krew i na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Szczegóły tego zwolnienia doprecyzować powinien par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632), który przewiduje jednak tylko, że pracownika będącego krwiodawcą pracodawca ma obowiązek zwolnić od pracy na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi.
Ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 stycznia 2020 r. można w tym zakresie wyciągnąć jednak kilka ważnych wskazówek:
- zwolnienie ma charakter celowy – ma umożliwić oddanie krwi przez pracownika,
- czas zwolnienia oznacza stacja krwiodawstwa w zaświadczeniu, które jest wiążące dla pracodawcy,
- zwolnienie nie przysługuje, gdy pracownik oddaje krew w dniu harmonogramowo wolnym, wolnym z innego tytułu czy będąc na urlopie wypoczynkowym – wtedy pracodawca nie ma żadnych obowiązków związanych z oddaniem krwi,
- pracodawca nie może ograniczać częstotliwości czy wręcz samej możliwości oddawania krwi,
- pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o planowanym oddaniu krwi, gdyż z przepisów o usprawiedliwianiu nieobecności wynika, że pracownik powinien uprzedzić o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
W przypadku oddawania krwi przez pracowników, którzy nie pracują na zmiany, powyższa regulacja nie budzi w praktyce wątpliwości, gdyż stacja krwiodawstwa najczęściej wystawia zaświadczenie dotyczące danego dnia, a więc usprawiedliwia ono nieobecność w pracy w konkretnym dniu.
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi jednak oddawanie krwi przez pracowników zmianowych, gdy samo oddanie krwi następuje nie w trakcie zmiany roboczej, a przed jej rozpoczęciem. Wtedy pojawia się bowiem wątpliwość praktyczna, czy pracownik powinien przyjść do pracy na drugą lub trzecią zmianę.
Tej wątpliwości nie wyjaśnia jednak stanowisko MRPiPS. Bardzo precyzyjnej odpowiedzi w tym zakresie udzieliło nam jednak Narodowe Centrum Krwi. W wyjaśnieniach z 20 lutego 2020 r. przyjęło mianowicie, że zwolnienie od pracy dotyczy tylko dnia kalendarzowego, który kończy się o godzinie 24.00. [patrz przykład 1]
PRZYKŁAD 1 – Czterobrygadówka
Pracownik pracuje w fabryce w czterobrygadówce, świadcząc pracę na trzy zmiany w godzinach: 6.00–14.00, 14.00–22.00 lub 22.00–6.00. Pracownik poszedł oddać krew w poniedziałek 24 lutego 2020 r., kiedy to miał zaplanowaną zmianę nocną. W takim przypadku zwolnienie ze względu na oddanie krwi przysługuje do końca danego dnia kalendarzowego, a więc do 24.00. W praktyce oznacza to obowiązek stawienia się w pracy na 24.00 i wykonywania jej przez 6 godzin do godziny 6.00. W karcie ewidencji czasu pracy pracownika powinno być w takim przypadku zarejestrowane zwolnienie od pracy w związku z oddaniem krwi w wymiarze 2 godzin oraz czas pracy w wymiarze 6 godzin.
W przypadku pracy zmianowej oddanie krwi realnie da pracownikowi wolną całą zmianę roboczą, jeśli w danym dniu miał on pracować na pierwszej lub drugiej zmianie, a w przypadku zmiany nocnej będzie to tylko kilka godzin zwolnienia od pracy w wymiarze przypadającym do północy.
Warto jednak zauważyć, co podkreśla MRPiPS w swoim stanowisku z 31 stycznia 2020 r., że pracodawca może określić obowiązujące w zakładzie pracy zasady zwolnień od pracy w celu oddawania krwi obejmujące np. szerszy zakres zwolnienia dla pracownika będącego krwiodawcą, co może być podyktowane organizacją pracy. [patrz przykład 2]
PRZYKŁAD 2 – Ze względów produkcyjnych
Ze względów technologicznych w fabryce na każdej zmianie musi być przy linii produkcyjnej osiem osób. Dlatego też jeśli pracownik zgłasza, że w danym dniu zamierza iść oddać krew, to pracodawca dokonuje zmiany harmonogramu innej osoby, aby zapewnić odpowiednią obsadę. W hali produkcyjnej są przekroczone normy hałasu, a więc pracownicy nie mogą wykonywać pracy powyżej ośmiu godzin. W związku z powyższym w przypadku zgłoszenia, że pracownik przed trzecią zmianą będzie oddawał krew, pracodawca wyraża zgodę na zwolnienie od pracy w wymiarze ośmiu godzin, czyli całej nocnej zmiany – i tak musi bowiem w tym czasie wezwać do pracy inną osobę, ponieważ nie może zlecić nadgodzin pracownikowi z drugiej zmiany, ponieważ są one ograniczone ze względu na przepisy bhp.
Co istotne, Narodowe Centrum Krwi w swoim stanowisku poinformowało ponadto, że ma świadomość, iż dotychczasowa regulacja nie jest wystarczająca dla osób zatrudnionych przy pracy zmianowej. NCK zwróciło jednocześnie uwagę, że powstał projekt ustawy o krwiodawstwie i krwiolecznictwie, który wprowadza zmiany mające na celu przyjęcie, że dawcy krwi pracującemu lub odbywającemu służbę w systemie pracy zmianowej, będzie przysługiwało zwolnienie od pracy obejmujące całą zmianę roboczą, która zaczęła się w dniu, w którym oddano krew lub jej składniki. W praktyce wprowadzenie takiej regulacji oznaczałoby, że pracownikowi z przykładu nr 1 pracodawca będzie musiał udzielić zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wymiarze 8 godzin, czyli całej nocnej zmiany.
O szczegóły projektu, a zwłaszcza ww. zmiany w prawie, zapytaliśmy również Ministerstwo Zdrowia (projekt nie jest bowiem dostępny na stronie Rządowego Procesu Legislacyjnego). Resort wskazał nam jedynie ogólnikowo, na jakim etapie jest jego przygotowanie.
– Ze względu na obszerność oraz złożoność problematyki zawartej w ustawie o krwiodawstwie i krwiolecznictwie oraz trwający obecnie proces analizy zaproponowanych rozwiązań, nie ma możliwości wskazania terminu przekazania treści projektu ustawy do konsultacji publicznych – poinformował DGP Wojciech Andrusiewicz, rzecznik prasowy MZ.
Na razie trudno więc realnie określić konkretny kształt i datę wejścia w życie opisywanej zmiany.
WAŻNE Zaświadczeń ze stacji krwiodawstwa pracodawcy nie powinni przechowywać w dokumentacji pracowniczej.
Jak archiwizować dokumentację
Zgodnie z wyjaśnieniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 19 grudnia 2019 r., udzielonymi na pytania DGP, zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa nie powinno być przechowywane ani w aktach osobowych ani w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Dokumenty te powinny zostać okazane służbom kadrowym jedynie do wglądu ze względu na wymóg zarejestrowania w ewidencji czasu pracy informacji o rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy.
UODO wskazał na pewien ogólny kierunek postępowania, który powinny przyjąć służby kadrowe – a chodzi o ocenę przepisów prawa pracy pod tym kątem, czy znajdziemy w nich podstawę do przechowywania danego rodzaju dokumentu jako np. dowodu potwierdzającego nieobecność w pracy. Jeśli nie ma takiego przepisu, a celem pobierania danych osobowych jest tylko prowadzenie ewidencji czasu pracy, to wystarczy wgląd do dokumentu, na podstawie którego do ewidencji zostaną wpisane odpowiednie dane – rodzaj i wymiar absencji w pracy. Jako kolejny przykład, gdzie tak powinny się zachować kadry, UODO wskazał wezwanie do stawienia się przed organem administracji publicznej. [patrz przykład 3]
PRZYKŁAD 3 – Rejestracja absencji bez przechowywania dokumentu
Pracownikowi urodziło się dziecko i wystąpił z wnioskiem o dwa dni urlopu okolicznościowego z tego tytułu. W takim przypadku nie ma przepisu upoważniającego pracodawcę do przechowywania aktu urodzenia, a więc służby kadrowe po weryfikacji danych powinny oddać akt stanu cywilnego pracownikowi. Gdyby jednak pracownik wystąpił od razu o urlop ojcowski, to pracodawca ma już podstawy prawne do przechowywania aktu urodzenia, gdyż obowiązek taki wynika z przepisów ubezpieczeniowych dotyczących dowodów niezbędnych do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego.
Dokumenty dotyczące absencji, które pracodawca będzie mógł przechowywać, jeśli istnieje ku temu wyraźna podstawa w przepisach, nigdy jednak nie powinny znaleźć się w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem MRPiPS dokumentacja ta ma zamknięty katalog dokumentów, który określono w par. 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2369. Zatem wszystkie dokumenty niewymienione w powyższym przepisie powinny się znaleźć ewentualnie w aktach osobowych w części B, gdyż ten katalog dokumentów jest katalogiem otwartym.
Autor: Łukasz Prasołek
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
