Nowe Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. w tym artykule zamieszczamy streszczenie treści zawartych w tym akcie prawnym.
Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje znacznie więcej zagadnień niż poprzednie, gdyż dwa jego rozdziały poświęcono elektronizacji dokumentacji, a jeden wydawaniu pracownikom kopii takiej dokumentacji. Bardziej rozbudowane są także przepisy przejściowe, których w poprzednim rozporządzeniu w zasadzie nie było. Niestety nie przewidziano w nich żadnego okresu przystosowania dokumentacji elektronicznej do nowych wymagań, a więc dla zatrudnionych od stycznia 2019 r. musi ona od razu być w 100 proc. zgodna z nowymi przepisami. Jest to niestety fizycznie niemożliwe, gdyż żaden system teleinformatyczny nie spełnia jeszcze tych wymagań.
Generalnie należy wskazać, że rozporządzenie przewiduje pięć rodzajów dokumentacji, które trzeba prowadzić dla pracowników. Zasadniczą część tworzą oczywiście akta osobowe, których budowa została szczegółowo opisana w par. 3 rozporządzenia, ale poza nimi muszą istnieć jeszcze cztery inne dokumentacje w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, opisane dokładnie w par. 6 rozporządzenia. Tematycznie dotyczą one czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, list płac oraz kart przydziału odzieży/obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Co ważne, od 1 stycznia 2019 r. całość dokumentacji pracowniczej może być prowadzona w postaci elektronicznej.
Zmiany nie ominęły także układu samych akt osobowych, które składają się obecnie z czterech części. Nową częścią D jest dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracowników. Poza nią najwięcej zmian dotknęło część B dotyczącą trwania stosunku pracy, gdyż usunięto z niej część dokumentów, które będą teraz przechowywane w dokumentacji czasu pracy, ale również dodano nowe dokumenty, które nie były do tej pory przechowywane w aktach.
W załącznikach do rozporządzenia nie ma już żadnych wzorów dokumentów, podczas gdy dotychczas były kwestionariusze, wzór umowy czy wypowiedzenia. W związku z powyższym pracodawcy mogą te dokumenty tworzyć samodzielnie, dostosowując je do własnych potrzeb, przy czym mogą korzystać ze wzorów zamieszczonych ostatnio na stronie internetowej resortu pracy. Obecnie jedynym załącznikiem są minimalne wymagania dla odwzorowań cyfrowych.
Co do kwestii elektronizacji dokumentacji pracowniczej, to nie będzie ona ani prosta, ani szybka i nie da jej się zrobić metodą chałupniczą, skanując dokumenty i przechowując je po prostu w folderach na dysku sieciowym czy w chmurze. Elektronizacja wymaga bowiem posiadania odpowiedniego systemu teleinformatycznego, którym na szczęście mogą być połączone ze sobą różne aplikacje, a ponadto wymaga dużego wsparcia informatycznego i w wielu przypadkach także dodatkowych serwerów do przechowywania danych. Wysoko postawiono poprzeczkę zarówno co do zabezpieczeń systemu, jak i sposobu wyszukiwania w nim dokumentów. Narzucono nie tylko rodzaje, lecz także układ metadanych, które musi posiadać każdy dokument elektroniczny, co znacznie utrudnia zmiany postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Skomplikowany jest także sposób przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, gdyż przy takim procesie jeden dokument będzie oznaczał dwa pliki, co oznacza, że plików będzie dwa razy więcej niż dokumentów. Pewnym ułatwieniem dla pracodawców jest za to dozwolone przez resort cyfryzacji numerowanie dokumentów nie w sposób ciągły, tylko z zachowaniem zasady unikalności numerów, czyli tak, aby się one nie powtarzały. Ułatwi to dołączanie do systemów skanów dokumentów w PDF, które będzie można numerować według innej zasady niż dokumenty powstające w systemie. Z całą pewnością jednak proces elektronizacji nie uda się bez wprowadzenia zmian w systemach kadrowo-płacowych, oraz wsparcia ze strony działów IT.
W rozporządzeniu szczegółowo uregulowano także zasady wydawania pracownikom dotychczasowej postaci dokumentacji w przypadku zmiany formy jej prowadzenia, a także zasady wydawania kopii dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli interesuje Was ten temat szeroki komentarz do Rozporządzenia znajdziecie w dzisiejszym dodatku „Kadry i Płace”, do Dziennika Gazety Prawnej
Autor: Łukasz Prasołek
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
