Zagadnienia dotyczące zwolnień lekarskich, absencji chorobowych, niezdolności do pracy, badań lekarskich itp. dotyczą w mniejszym lub większym stopniu każdego pracodawcy. Zwłaszcza w okresie świąt, ferii czy długich weekendów. Pracodawcy często pytają, czy mogą kontrolować zwolnienia lekarskie, a jeżeli tak, to jak powinni to robić. Problem pojawia się również w przypadku pracowników z orzeczoną niezdolnością do pracy na danym stanowisku. Czy trzeba zapewniać im inną pracę, czy płacić za okres niezdolności i wreszcie – czy i w jaki sposób można rozstać się z takim pracownikiem. W niniejszym opracowaniu odpowiadamy na te i wiele innych wątpliwości, zidentyfikowanych w toku wieloletniej praktyki pracy.
Nieobecność – dwa obowiązki pracownika
W przypadku nieobecności w pracy na pracowniku ciążą dwa odrębne obowiązki:
- zawiadomienia pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania (powinien to zrobić niezwłocznie, a nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy),
- doręczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego (nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania).
E – zwolnienia dla wszystkich już od grudnia
Zaświadczenia o niezdolności do pracy mogą być wystawianie w formie papierowej jeszcze tylko do końca listopada 2018 r. Później lekarze będą udzielać wyłącznie zwolnień elektronicznych.
Wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej trwa znacznie krócej niż wypisywanie go w formie papierowej. Takie zwolnienie zostanie przekazane do ZUS automatycznie. ZUS udostępni je płatnikowi składek nie później niż w następnym dniu od otrzymania. Co istotne, pracodawca nie będzie potrzebował kwalifikowanego podpisu elektronicznego do pobierania zaświadczeń lekarskich oraz do dostępu do danych o zwolnieniach chorobowych pracowników.
Wprowadzenie możliwości wystawiania zwolnień w formie elektronicznej jest niewątpliwie korzystne dla pracodawców. Jeśli bowiem pracodawca zdecyduje się na założenie profilu w systemie PUE ZUS, to informację o wystawieniu zwolnienia lekarskiego dla pracownika otrzyma niezwłocznie. Zniknie zatem problem doręczania zwolnień pocztą (jak już wspomniano, pracownik ma na to siedem dni od daty wystawienia, w efekcie czego zwolnienie dociera do pracodawcy po dwóch tygodniach lub później). Ważne jest również to, że pracodawca może drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania i wykorzystywania zwolnienia. Kolejnym plusem jest to, że dokumenty w systemie można będzie filtrować (np. podając numer PESEL pracownika).
Jeśli pracodawca nie będzie miał profilu w systemie, to nie będzie możliwe elektroniczne przekazanie mu zwolnienia. W takiej sytuacji lekarz będzie musiał przekazać ubezpieczonemu wydruk zwolnienia, a ten powinien dostarczyć go swojemu pracodawcy. Taki pracodawca (tj. nieposiadający profilu w PUE ZUS) będzie też zobowiązany poinformować nowo zatrudnionych pracowników o konieczności dostarczania mu wydruków zwolnień lekarskich, w przypadku gdy lekarz wystawi je w formie elektronicznej.
Nie wystarczy zatem wysłanie zwolnienia lekarskiego, które oznacza jedynie realizację wyłącznie drugiego z obowiązków wskazanych powyżej. Pracownik powinien ponadto zawiadomić pracodawcę o nieobecności. Powinien to zrobić niezwłocznie, a nie – jak się to powszechnie przyjmuje – dopiero drugiego dnia. Drugi dzień to termin maksymalny, wiążący w przypadku braku możliwości przekazania takiej informacji wcześniej. Jeżeli pracownik mógł przekazać taką informację, ale tego nie zrobił, i w sposób nieuzasadniony czekał do drugiego dnia nieobecności, to tym samym naruszył obowiązek poinformowania pracodawcy o absencji. Może to wiązać się z konsekwencjami, do rozwiązania umowy o pracę włącznie. Nie jest również wystarczająca wiadomość przesłana przez pracownika, że jest właśnie u lekarza i niedługo prześle zwolnienie lekarskie. Niedopełnienie obowiązku polega w tym przypadku na braku informacji o przewidywanym czasie trwania nieobecności.
Jeżeli chodzi o sposób zawiadomienia o nieobecności, to najlepiej określić go w przepisach prawa pracy obowiązujących u pracodawcy (np. w regulaminie pracy). W razie braku stosownej regulacji wewnętrznej zastosowanie znajdzie par. 2 ust. 2 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632). Zgodnie z nim pracownik dokonuje zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Wybór sposobu zawiadomienia należy do pracownika. Nie może on być jednak dowolny. Dokonując wyboru, pracownik powinien mieć na uwadze cel, jakiemu ma służyć omawiany przepis i wynikający z niego obowiązek zawiadomienia pracodawcy o absencji. Chodzi o to, aby pracodawca jak najszybciej dowiedział się o nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania, co pozwoli mu odpowiednio zaplanować pracę, zorganizować ewentualne zastępstwo i zapewnić ciągłość działalności. Dlatego pracownik powinien nie tylko starać się niezwłocznie poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, lecz także wybrać taki sposób zawiadomienia, który umożliwi jak najszybsze zapoznanie się przez pracodawcę z informacją na ten temat. Jeżeli pracownik wyśle zawiadomienie pocztą, to pracodawca otrzyma informację o przewidywanej nieobecności dopiero po kilku dniach. Zatrudniony może wprawdzie skorzystać z takiej możliwości, ale o ile nie ma innej, pozwalającej na szybsze dotarcie informacji. Jeżeli taka istnieje, to nie korzystając z niej i decydując się na formę pocztową, pracownik działa w złej wierze i dopuszcza się nadużycia prawa. Nawet jednak gdy pracownik jest zmuszony skorzystać z tradycyjnej poczty, to jeżeli po wysłaniu przesyłki pojawi się możliwość poinformowania pracodawcy w inny sposób (e-mailowo, telefonicznie), powinien niezwłocznie to zrobić, niezależnie od wysłania listu.
Obowiązek powiadomienia o nieobecności w sposób umożliwiający niezwłoczne zapoznanie się przez pracodawcę z tą informacją wynika również z wymogu dbania o dobro zakładu pracy. W celu uniknięcia sytuacji, gdy wiadomość o przewidywanej nieobecności pracownika dotarłaby do firmy dopiero po kilku dniach, najlepszym rozwiązaniem jest uregulowanie tej materii w regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy.
Powiadomienia, o którym mowa powyżej, pracownik powinien dokonać z własnej inicjatywy, w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki. Niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa w określonej sytuacji oznaczać może ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego, uzasadniające rozwiązanie z podwładnym umowy o pracę bez wypowiedzenia. Co istotne, rozwiązanie umowy z tej przyczyny może być uzasadnione także w przypadku, gdy pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie i wysłał je do pracodawcy w terminie siedmiu dni. Przyczyną rozwiązania umowy jest bowiem w takim przypadku niedopełnienie obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności, a nie brak jej usprawiedliwienia.
Kontrola – prawo i powinność pracodawcy
Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych są uprawnieni do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Jest to nie tylko uprawnienie, ale wręcz powinność pracodawcy.
Sporadyczne, pojedyncze kontrole dokonywane przez pracodawcę mogą być nieskuteczne. Doświadczenie pokazuje jednak, że systematyczne kontrolowanie pracowników w dłuższym czasie przynosi wymierne efekty. Regularne kontrole spełniają przede wszystkim istotną funkcję prewencyjną. Są sygnałem dla pracowników, że zwolnienia lekarskie nie mogą być bezkarnie nadużywane.
Kontrola zwolnień lekarskich obejmuje:
- kontrolę formalną zaświadczeń lekarskich, polegającą na sprawdzeniu, czy zaświadczenie nie zostało sfałszowane oraz czy zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich;
- kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, polegającą na sprawdzeniu, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie zgodnie z jego przeznaczeniem.
O terminie przeprowadzenia takiej weryfikacji decyduje pracodawca. Kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień powinny być dokonywane w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych ich terminów. Jeśli pracodawca nie zastanie pracownika w domu, to kontrolę należy powtórzyć oraz wyjaśnić przyczyny jego nieobecności. Jeżeli pracownik będzie dwukrotnie nieobecny, to domniemywa się, że zwolnienie jest wykorzystywane niezgodnie z jego przeznaczeniem i to pracownik ma obowiązek wykazać, że jest inaczej.
Pracodawca może przeprowadzić kontrolę sam lub zlecić jej przeprowadzenie innej osobie (np. wyznaczonemu pracownikowi albo osobie z zewnątrz). Takiej osobie wystawia się imienne upoważnienie (w tym do przetwarzania danych osobowych osoby kontrolowanej). Obowiązek jego wystawienia ciąży na pracodawcy również w sytuacji, gdy na podstawie odrębnej umowy powierzył przeprowadzenie kontroli innemu, zewnętrznemu podmiotowi.
Kontrolujący sporządza protokół z przebiegu kontroli, w którym podaje się w szczególności, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego (o ile zostało stwierdzone). Przy ponownej kontroli warto zadać pracownikowi pytania o przyczyny nieobecności w trakcie poprzedniej kontroli (o ile był nieobecny). Jeżeli pracodawca, udając się na kontrolę, ma przesłanki, aby sądzić, że pracownik nadużywa zwolnienia, to powinien wypytać go w szczególności o konkretne okoliczności uzasadniające takie podejrzenia.
Nadużywanie zwolnień
Celem korzystania ze zwolnienia lekarskiego jest odzyskanie zdrowia, a co za tym idzie – pełnej zdolności do pracy. W interesie pracodawcy jest, aby pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego przeznaczeniem i jak najszybciej wrócił do pracy. Wszelkie aktywności podejmowane przez pracownika w czasie zwolnienia, które opóźniają lub choćby tylko mogą opóźniać odzyskanie zdolności do pracy, naruszają tak rozumiany interes pracodawcy, a przynajmniej mu zagrażają. Zatrudniający ma zatem prawo wyciągnięcia z tego tytułu konsekwencji wobec zatrudnionego.
Podejmowanie przez pracownika w czasie zwolnienia lekarskiego czynności niezwiązanych z poratowaniem zdrowia prowadzi zwykle do przedłużenia okresu niezdolności do pracy albo przynajmniej może powodować przedłużenie tego okresu. W konsekwencji naraża na szkody pracodawcę, który musi dłużej znosić uciążliwości związane z nieobecnością pracownika, a w przypadku wypłaty na jego rzecz wynagrodzenia chorobowego za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy – ponosi dodatkowe koszty z tym związane. O ile bowiem pracodawca musi liczyć się z nieobecnością pracownika i ponosić związane z tym negatywne skutki (w zakresie, w jakim jest to uzasadnione koniecznością odzyskania przez pracownika zdolności do pracy), o tyle nie znajduje uzasadnienia obciążanie pracodawcy dodatkowymi konsekwencjami związanymi z nadużyciami, które powodują nieuzasadnione przedłużanie się okresu niezdolności do pracy. Takie nieuzasadnione przedłużanie okresu niezdolności do pracy naraża na szkody również ZUS i stanowi nadużycie świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
W czasie zwolnienia pracownik powinien podejmować tylko takie aktywności, które służą poratowaniu zdrowia i nie są sprzeczne z celem zwolnienia lekarskiego (w tym zakresie mieszczą się również drobne czynności życia codziennego, jak np. codzienne zakupy). Pracownik powinien natomiast powstrzymać się od wszelkich aktywności, które nie są konieczne i które mogłyby powodować lub powodują opóźnienie powrotu do zdrowia. Tym bardziej wykluczyć należy takie, które powodują zbliżone lub większe obciążenie dla zdrowia niż czynności podejmowane w zwykłym toku pracy.
Do nadużycia zwolnienia lekarskiego dojdzie np. w sytuacji, gdy pracownik biurowy (pracujący w pozycji siedzącej przed komputerem), przebywający na zwolnieniu ze względu na problemy z kręgosłupem, w okresie zwolnienia lekarskiego będzie odbywał wielogodzinne podróże samochodem czy długie spotkania wymagające pozostawania przez dłuższy czas w pozycji siedzącej (o ile nie jest to niezbędne dla poratowania zdrowia, jak np. wizyta u lekarza i oczekiwanie na nią).
Nie ma przy tym znaczenia, że w zaświadczeniu lekarskim wskazano, iż „pacjent może chodzić”, na co często powołują się pracownicy. Zalecenie „może chodzić” nie oznacza, że pracownik może podejmować w czasie zwolnienia dowolne aktywności (np. wybrać się na kilkudniową wycieczkę w góry). Taka adnotacja upoważnia go wyłącznie do wykonywania zwykłych czynności życia codziennego, takich jak udanie się na ewentualne zabiegi czy wspomniane już zrobienie podstawowych zakupów. Cel zwolnienia nadal pozostaje bowiem taki sam – jak najszybszy powrót do zdrowia. Pracownik powinien zatem podejmować wyłącznie takie aktywności, które są niezbędne i które służą poratowaniu zdrowia. Wskazany powyżej przykład z pracownikiem korzystającym ze zwolnienia na kręgosłup jest aktualny niezależnie od tego, czy pracownik ma zalecenie „może chodzić” czy „musi leżeć” (choć oczywiście w tym drugim przypadku ewentualne aktywności pracownika niezwiązane z poratowaniem zdrowia są tym bardziej rażące).
Od psychiatry lub na dziecko – jak przeciwdziałać nieprawidłowościom
Powyższe uwagi mają zastosowanie również do zwolnień lekarskich wystawianych przez lekarzy psychiatrów. Wbrew obiegowej opinii możliwe jest bowiem kwestionowanie nieprawidłowego wykorzystywania również tego rodzaju zwolnień, jeżeli pracownik podejmuje w czasie zwolnienia aktywności powodujące lub mogące powodować opóźnienie powrotu do zdrowia. Można np. wyobrazić sobie sytuację, gdy osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim ze względu na schizofrenię bierze udział w czynnościach w sposób oczywisty sprzecznych z naturą i nieustającymi objawami choroby (np. udział w zawodach strzeleckich).
Możliwe jest również zakwestionowanie zwolnienia przyznanego w związku z opieką nad dzieckiem. Do nadużycia dojdzie w szczególności w sytuacji, gdy matka wzięła zwolnienie, a okaże się, że są inni członkowie rodziny, którzy pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i mogą zapewnić dziecku opiekę. Również w przypadku, gdy w czasie zwolnienia dziecko przebywa w przedszkolu, istnieje duże prawdopodobieństwo uznania, że pracownik korzysta ze zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem.
Czasami podstawa do dyscyplinarki
W skrajnych przypadkach nadużywanie zwolnienia lekarskiego może stanowić podstawę do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia. Podejmowanie czynności, które niweczą cel zwolnienia lekarskiego, jakim jest odzyskanie zdolności do pracy, może zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszanie podstawowych obowiązków pracownika. W szczególności jeżeli nadużycia mają charakter długotrwały, powtarzalny albo z innych względów szczególnie rażący (pracownik podejmuje działania ewidentnie sprzeczne z celem zwolnienia, np. udział w safari, albo obnosi się ze swoim nadużyciem wśród innych pracowników, przechwalając się, „że wybiera się na zwolnienie lekarskie i jedzie na wakacje”). Ewidentnym nadużyciem, uzasadniającym rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, jest „ucieczka” na zwolnienie lekarskie w przypadku powzięcia przez pracownika informacji, że pracodawca zamierza wypowiedzieć mu umowę.
Rozważając decyzję o rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę z powodu nadużycia zwolnienia lekarskiego, w szczególności w trybie dyscyplinarnym, warto brać pod uwagę nie tylko ukaranie tej konkretnej osoby, która dopuszcza się naruszenia, lecz także ogólną prewencję. W przypadku dużej skali nadużyć taka pojedyncza dyscyplinarka może być czynnikiem odstraszającym innych pracowników od podejmowania podobnych działań. To również dowód, że pracodawca jest konsekwentny w swoich działaniach na rzecz przeciwdziałania nadużyciom.
Autorzy: Robert Stępień, Agnieszka Nicińska
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
