Zagadnienia dotyczące zwolnień lekarskich, absencji chorobowych, niezdolności do pracy, badań lekarskich itp. dotyczą w mniejszym lub większym stopniu każdego pracodawcy. Zwłaszcza w okresie świąt, ferii czy długich weekendów. Pracodawcy często pytają, czy mogą kontrolować zwolnienia lekarskie, a jeżeli tak, to jak powinni to robić. Problem pojawia się również w przypadku pracowników z orzeczoną niezdolnością do pracy na danym stanowisku. Czy trzeba zapewniać im inną pracę, czy płacić za okres niezdolności i wreszcie – czy i w jaki sposób można rozstać się z takim pracownikiem. W niniejszym opracowaniu odpowiadamy na te i wiele innych wątpliwości, zidentyfikowanych w toku wieloletniej praktyki pracy.
Pierwszą część artykułu możesz przeczytać tutaj
Zdjęcie z wczasów na Facebooku
Dowody na nadużycie zwolnienia lekarskiego niejednokrotnie można znaleźć w mediach społecznościowych. Pracownik przebywający na zwolnieniu np. zamieszcza na Facebooku zdjęcie z egzotycznej wyspy. Pracodawcy często pytają, czy taką informację można wykorzystać. Nie ma większych wątpliwości, że można z niej skorzystać, jeżeli pracownik publikuje zdjęcie na otwartym, ogólnodostępnym profilu. Uważamy jednak, że taka informacja może zostać wykorzystana nawet w sytuacji, gdy dyrektor HR lub inny pracownik uzyskuje tę informację z prywatnego konta osoby dopuszczającej się nadużycia, będąc jej „znajomym”. Zgodnie bowiem z ogólnym obowiązkiem dbałości o dobro zakładu pracy pracownik, który wie o nadużyciu powodującym naruszenie czy zagrożenie interesu pracodawcy, ma obowiązek poinformować o tym zatrudniającego. Obowiązkiem pracodawcy jest natomiast przeciwdziałanie nadużyciom oraz wpływanie na kształtowanie się zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy. Nadużywanie zwolnień lekarskich jest ewidentnym naruszeniem w szczególności właśnie zasad współżycia społecznego, w tym zasady uczciwości i koleżeńskości. Trzeba bowiem pamiętać, że nadużycie odbywa się kosztem pracowników normalnie świadczących pracę, którzy niejednokrotnie muszą z tego powodu wykonywać ją w nadgodzinach, są odwoływani z urlopów etc. Nie wspominając już, że samo niewykonywanie pracy przez pracownika pozostającego na fałszywym zwolnieniu lekarskim jest nieuczciwe wobec pozostałych, którzy w tym czasie pracują. Przeciwdziałanie nadużyciom leży zatem w interesie wszystkich pracowników i całego zakładu pracy.
Potwierdzenie przez ZUS – wymagane czy nie
Jeżeli pracodawca ustali, że pracownik dopuścił się nadużycia zwolnienia lekarskiego, może wyciągnąć wobec niego konsekwencje, z czego najpoważniejszą jest rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Aby ukarać pracownika za nadużycie, pracodawca nie ma obowiązku wcześniejszego występowania do ZUS i oczekiwania na wynik kontroli oraz decyzję ZUS w przedmiocie prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego.
Co więcej, nawet gdyby ZUS przeprowadził kontrolę zwolnienia lekarskiego i stwierdził prawidłowość jego wykorzystania, nie zamyka to pracodawcy drogi do rozwiązania umowy. O ile oczywiście pracodawca ma potwierdzone informacje o nadużyciu zwolnienia lekarskiego przez pracownika i jest w stanie wykazać to nadużycie przed sądem. Sąd pracy rozpatrujący sprawę z odwołania pracownika od rozwiązania umowy o pracę nie będzie bowiem związany decyzją ZUS podjętą na skutek kontroli wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Przeciwnie, sąd ma nie tylko prawo, ale wręcz obowiązek dokonania samodzielnej oceny okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, a więc w szczególności powinien ustalić, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie w sposób sprzeczny z prawem.
Oczywiście to, że ZUS nie dopatrzył się nieprawidłowości w wykorzystaniu zwolnienia lekarskiego przez pracownika, stanowi istotny argument przemawiający w ewentualnym sporze na korzyść podwładnego. Na etapie postępowania sądowego możliwe jest jednak podważanie decyzji ZUS, w tym prawidłowości przeprowadzenia kontroli. Zwłaszcza jeżeli pracodawca sam przeprowadził kontrole, które wykazały nadużycie, lub posiada na to inne dowody. Zatrudniający może przecież w toku takich kontroli ustalić inne okoliczności, niż zostało to dokonane w przypadku kontroli prowadzonej przez ZUS.
Długotrwałe nieobecności – kiedy wypowiedzenie
Usprawiedliwiona nieobecność pracownika może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, jeżeli ze względu na swoją długotrwałość lub częstotliwość powoduje dezorganizację działalności pracodawcy i narusza jego istotne interesy. Umowa o pracę może zostać wypowiedziana niezależnie od tego, że nieobecność była niezawiniona przez pracownika i formalnie usprawiedliwiona.
Jednak nie każda nieobecność pracownika będzie stanowiła wystarczającą podstawę do wypowiedzenia. Pracodawca, zatrudniając pracowników, musi bowiem przewidywać nieobecności i z nimi się liczyć – jest to element ryzyka, który go obciąża. Dlatego decyzję o wypowiedzeniu należy każdorazowo dobrze rozważyć oraz poprzedzić ją oceną całokształtu okoliczności sprawy i wpływu nieobecności na uzasadnione interesy pracodawcy.
Z punktu widzenia możliwości wypowiedzenia umowy kluczowy jest skutek w postaci dezorganizacji procesu pracy, a nie sama liczba dni, w czasie których pracownik był nieobecny. Zarówno długotrwałe, jak i częste nieobecności pracownika spowodowane chorobą (niezależnie od czasu ich trwania) z reguły nie pozwalają pracodawcy na osiągnięcie celu zamierzonego w umowie o pracę. Niekoniecznie zatem nieobecność musi trwać kilka miesięcy, aby wypowiedzenie było dopuszczalne.
Długotrwałe nieobecności (porównywalne z okresem uprawniającym pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 53 kodeksu pracy) z istoty swojej będą powodowały dezorganizację procesu pracy w stopniu naruszającym istotne interesy pracodawcy. Co do zasady w takich przypadkach zasadne będzie zatem wypowiedzenie umowy o pracę.
Wypowiedzenie może być jednak uzasadnione także wtedy, gdy nieobecności są krótkotrwałe, ale mają charakter częsty i powtarzalny. Również wówczas może dochodzić i niejednokrotnie dochodzi do dezorganizacji procesu pracy w stopniu naruszającym istotne interesy pracodawcy. Szczególnie jeżeli pracownik informuje o nieobecnościach w ostatniej chwili, zaskakując tym pracodawcę.
W takich przypadkach pracodawca powinien rozważyć wpływ nieobecności na proces pracy oraz ocenić, czy w następstwie nieobecności dochodzi do dezorganizacji pracy w stopniu mogącym uzasadniać ewentualne wypowiedzenie pracownikowi umowy. Chodzi o nieobecności wymagające podejmowania przez pracodawcę działań natury organizacyjnej (np. wyznaczenia zastępstw) i pociągające za sobą dodatkowe wydatki (np. w związku z koniecznością zatrudniania pracowników w godzinach nadliczbowych). Absencje pracownika mogą dezorganizować pracę nawet wówczas, gdy konieczność jego zastępstwa nie wiąże się z powierzaniem innym pracownikom pracy ponadwymiarowej. W szczególności gdy nieobecność zatrudnionego spowodowała brak terminowego zrealizowania zadań bądź zobowiązań ciążących na pracodawcy względem kontrahentów albo konieczność przeszkolenia nowych pracowników w zakresie kwalifikacji posiadanych przez pracownika często nieobecnego.
Dokonując wypowiedzenia umowy o pracę z powołaniem się na nieobecności pracownika, pracodawca powinien wskazać na stopień dezorganizacji pracy spowodowany tymi nieobecnościami oraz ich wpływ na interesy pracodawcy (nawet jeżeli jest on oczywisty i wiadomy pracownikowi, warto zrobić to ze względów dowodowych).
Kryterium doboru do zwolnienia
Przy wypowiadaniu umowy o pracę na czas nieokreślony z powodu redukcji zatrudnienia, tj. likwidacji jednego z analogicznych stanowisk pracy, jako kryterium doboru pracownika do zwolnienia można przyjąć dyspozycyjność. Jest ona rozumiana jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy w czasie na nią przeznaczonym. Oznacza to, że pracodawca może zdecydować o zwolnieniu konkretnego pracownika z powołaniem się na argument, że jest on nieobecny w pracy częściej niż pozostali porównywani z nim pracownicy lub jego nieobecności trwają dłużej niż w przypadku innych. Zatem długotrwałe lub powtarzające się nieobecności mogą stanowić nie tylko przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę z powodów dotyczących pracownika, lecz także kryterium doboru pracownika do zwolnienia z przyczyn jego niedotyczących.
Autorzy: Robert Stępień, Agnieszka Nicińska
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna