Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi odzież i obuwie robocze oraz dopilnować, aby były one zawsze czyste i gotowe do użytkowania. Często jednak można spotkać się z sytuacją, kiedy to pracownik sam dba o swoją odzież. Nasuwa się pytanie, czy w ramach tych działań należy mu się jakiś ekwiwalent za pranie odzieży oraz jak właściwie powinien udokumentować ponoszone wydatki.
Obowiązek zapewnienia odzieży i obuwia roboczego
Art. 2377 ust. 1 KP mówi, iż pracodawca jest zobowiązany do dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach. Chodzi tutaj o sytuacje, gdy:
- odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy odzież taka jest wymagana.
Ponadto, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Jest on obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
Ekwiwalent za pranie odzieży
W przypadku, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Warunkiem takiego postępowania jest wypłacenie pracownikowi przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.
Należy pamiętać, iż ekwiwalent za pranie odzieży powinien uwzględniać koszty rzeczywiście poniesione przez pracownika, czyli koszty środków piorących, wody, prądu, a także koszty czasu i pracy własnej pracownika. Pracodawca powinien sprawdzić ich wysokość oraz wiarygodność. W przepisach nie widnieje określony sposób ustalania kwoty ekwiwalentu. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej określają taką stawkę jednorazowo i wypłacają daną kwotę niezmiennie (co miesiąc, kwartał). Kwota ulega zmianie tylko w przypadku wzrostu wydatków takich jak koszty wody, środków czystości.
Ze względu na stały sposób kalkulowania wysokości ekwiwalentu przez pracodawcę, pracownik nie musi ciągle dokumentować ponoszonych wydatków związanych z praniem ubrań. Powinien on jednak pamiętać, iż pracodawca może dokonać kontroli sposobu czyszczenia odzieży oraz tego, czy przeznaczone na ten cel środki są wykorzystywane we właściwy sposób.
Ponadto, pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży i obuwia ochronnego (ust. 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ekwiwalent pieniężny, za pranie odzieży stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy. Przychód ten wyłączony jest jednak z oskładkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.). Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, przychody z ekwiwalentu podlegają również zwolnieniu od podatku dochodowego.
W przypadku przedsiębiorcy, ekwiwalenty właściwie uzasadnione i wypłacane przez niego pracownikom, stanowią koszty uzyskania przychodów. Brak jest bowiem przepisów, które wyłączałyby te wydatki z kosztów podatkowych. Tak więc, jeśli ekwiwalent za pranie odzieży służą osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, to w miesiącu wypłaty podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Odzież skażona środkami chemicznymi
Odstępstwo od ww. wymienionych przepisów występuje w przypadku środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które w wyniku stosowania w procesie pracy, uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby były one przechowywane wyłącznie w miejscu przez niego wyznaczonym oraz nie może powierzyć pracownikowi ich prania, konserwacji, odpylania i odkażania. Postępowanie takie jest niedopuszczalne, pracodawca sam musi zapewnić odpowiednie czyszczenie ww. odzieży i obuwia.
