Odpisy powinny być ustalone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. Dlatego do końca roku należy dokonać ich korekty do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.
Pracodawcy, którzy w 2018 r. prowadzili zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), mają obowiązek dokonania ostatecznej korekty odpisów pod koniec roku. Dlatego właśnie teraz, w grudniu, muszą odpis przeliczyć ponownie i ustalić jego wartość całoroczną, uwzględniając faktyczną przeciętną liczbę pracowników w roku kalendarzowym. Obejmuje ona pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat). Przypomnijmy, wcześniej równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy, naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316; dalej: ustawa o ZFŚS), pracodawcy przekazali na rachunek bankowy funduszu socjalnego w terminie do 30 września, z tym że do 31 maja przelali kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Jak ustalić
Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Następnie sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12.
Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym metoda ta powinna być stosowana także w przypadku, gdy pracodawca (nowy lub likwidowany) funkcjonuje niepełny rok kalendarzowy lub też gdy zatrudniający nalicza odpis za niepełny rok kalendarzowy (odstępuje od naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego w drodze zmian układu zbiorowego pracy lub w regulaminie wynagradzania).
Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.
Gdy konieczne przeliczanie
Aby przeliczyć etaty pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na na pełne etaty, trzeba się posłużyć określonym sposobem. Liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat, a potem otrzymany współczynnik pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy.
Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy. Wynikiem przeliczania niepełnoetatowców na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku. Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż dwa miejsca po przecinku. Zazwyczaj przyjęte jest zaokrąglanie wyniku do dwóch miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku.
Dla ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym operację wyliczenia średniej należy przeprowadzić dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Oznacza to, że aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12.
W szkole
Zasada przyjmowania średniorocznego zatrudnienia do naliczenia corocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dotyczy wszystkich pracodawców tworzących ten fundusz, wymienionych w art. 3 ustawy o ZFŚS. Wyjątkiem są publiczne szkoły wyższe oraz pracodawcy zatrudniający nauczycieli objętych przepisami Karty nauczyciela, na których odpis na fundusz nalicza się według odrębnych zasad. Co ważne, w szkole wszystkie odpisy na ZFŚS, czyli m.in. odpisy dla nauczycieli, byłych nauczycieli (emerytów i rencistów), aktualnie zatrudnionych pracowników szkoły niebędących nauczycielami oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), stanowią jeden fundusz. Dlatego ujmujemy je na jednym wspólnym rachunku ZFŚS i korygujemy do 31 grudnia.
Autor: Magdalena Sobczak
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
