ZFŚS w praktyce – Do 31 października pracodawcy muszą skorygować odpis na fundusz socjalny

Fundusz socjalny tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. do tej pory wysokość odpisu była taka sama przez cały rok, jednak w wyniku nowelizacji ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych od sierpnia 2019 r. kwota ta została podwyższona. Równocześnie nowela wprowadziła jeszcze jeden termin – 31 października. Do tego dnia należy uzupełnić niedobór, jaki powstał po zwiększeniu odpisu. Pracodawcy muszą więc wyliczyć i zaewidencjować różnicę między przekazanym odpisem a tym wyliczonym według zmienionych przepisów.

3,4 procent – o tyle zwiększono od sierpnia 2019 r. wysokość na zfśs. Miało to na celu zwiększenie zasobów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a tym samym uzyskanie dodatkowych pieniędzy na świadczenia dla pracowników.

WAŻNE DATY

1. 31 maja 2019 roku – do tego terminu trzeba było przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Zdarza się, że przepisy ustawy o ZFŚS w zakresie obowiązku przekazania pierwszej raty na konto funduszu są błędnie interpretowane. W efekcie prowadzący fundusz do 31 maja przekazują 75% wszystkich naliczanych odpisów i zwiększeń. Tymczasem art. 6 ustawy o ZFŚS wskazuje, że do 31 maja danego roku pracodawca powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3 ustawy. Przepis ten dotyczy tylko odpisu podstawowego. Do końca maja nie trzeba więc przekazywać równowartości 75% zwiększeń, które są dobrowolne.
2. 30 września 2019 roku – do tego dnia trzeba było odprowadzić na wyodrębniony rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 100% naliczonych odpisów na dany rok kalendarzowy.
3. 31 października 2019 roku – tego dnia upływa ostateczny termin na dokonanie korekty odpisów i dopłaty różnicy wynikającej ze miany podstawy obliczania odpisu. (UWAGA! termin ten dotyczy tylko 2019 roku. W 2020 roku i kolejnych latach znowu będą obowiązywały tylko terminy 31 maja, 30 września i 31 grudnia. Chyba, że ustawodawca przeprowadzi kolejną nowelizację).
4. 31 grudnia 2019 roku – do tego dnia trzeba dokonać ostatecznej korekty przekazanych środków pieniężnych. W tym celu należy wykazać faktyczne średnioroczne zatrudnienie, na którego podstawie ustalany jest odpis.

Podstawy naliczania odpisów i zwiększeń w 2019 roku

W okresie od 1 stycznia do 31 lipca 2019 roku podstawę do naliczania odpisu podstawowego jest przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w II półroczu 2013 r., czyli 3278,14 zł. Oznacza to, że odpis podstawowy na fundusz na jednego pracownika wynosi 1229,30 zł

Od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 roku podstawą do naliczania odpisu podstawowego jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2014 r., czyli 3389,90 zł. Oznacza to, że w 2019 roku odpis podstawowy na fundusz na jednego pracownika wynosi 1271,21 zł.

Jak dokonać korekty w praktyce

Pracodawca musi ponownie przeliczyć odpisy i zwiększenia na zfśs, za 2019 rok proporcjonalnie do okresu obowiązywania danej podstawy ich ustalenia:

• za pierwszych siedem miesięcy roku – według niższej podstawy,
• za następne pięć miesięcy – według wyższej podstawy.

WZÓR!

(ilość pracowników x 1229,30 x 7/12)

plus

(ilość pracowników x 1271,21 x 5/12)

Uwaga!

Pracodawca robi to odrębnie dla każdego rodzaju zatrudnienia, czyli wstawia w zależności od rodzaju pracownika odpowiednią kwotę a następnie przelicza.

Przykład:

Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) pracodawca uwzględnia odpowiednio kwotę 1639,07 i 1694,95

Do 31 października 2019 roku pracodawca musi wpłacić różnicę między sumą uzyskanych wyników a łączną kwotę przelewów dokonanych na rachunek ZFŚS.

UWAGA!

Przy wyliczaniu korekty trzeba uwzględnić dotychczas przekazaną kwotę równowartości dokonanych odpisów i zwiększeń naliczoną na zasadach obowiązujących przed nowelizacją.

Czy potrzebna jest korekta wypłaconego już świadczenia urlopowego?

NIE. Zmiana ustawy o ZFŚS nie obliguje pracodawcy do uzupełnienia świadczeń urlopowych, które zostały już wypłacone w 2019 r. Nie obliguje również do wypłacania w tej podwyższonej wysokości świadczeń, które będą wypłacone po wejściu w życie nowych przepisów. Wysokość odpisu podstawowego jest bowiem kwota maksymalną świadczenia urlopowego i to pracodawca swobodnie decyduje, jaka jest jego wysokość, chyba że w swoich przepisach wewnętrznych postanowił, że świadczenie urlopowe będzie równe odpisowi.

O nowelizacji ustawy o ZFŚS pisaliśmy tutaj.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1352).
2. Ustawa z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz.U. z 2019 r. poz. 1907) – ustawa wchodzi w życie 23 października 2019 r.

Opracowanie:

na podstawie Dziennika Gazeta Prawna

Sławomir Szopiński