Dofinansowanie kosztu zakupu okularów pracownika

Czy dofinansowanie kosztów zakupu okularów pracownika, który nie pracuje przed monitorem podlega oskładkowaniu?

PROBLEM

Nasz zakład pracy będzie dofinansowywał kupno okularów korekcyjnych pracownikom zarówno umysłowym, jak i fizycznym. Pracownikowi lekarz wpisał w orzeczeniu po badaniach okresowych konieczność używania okularów w pracy. Przy czym na jego stanowisku nie używa się monitora przez minimum połowę czasu pracy. Czy mimo to dofinansowanie będzie zwolnione ze składek?

ODPOWIEDŹ EKSPERTA

Zgodnie z par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych – wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Warunkiem jest jednak, aby pracownik wykonywał pracę przy komputerze powyżej czterech godzin dziennie.

Tylko dla porządku dodam, że innym szczegółowym przepisem regulującym pracę w okularach korekcyjnych jest rozporządzenia ministra infrastruktury i budownictwa z 19 maja 2017 r. w sprawie licencji i świadectw kwalifikacji personelu służb ruchu lotniczego (t.j. Dz.U. z 2020, poz. 1124), które w par. 54 ust. 2 stanowi, że członek personelu lotniczego (np. pilot), który otrzymał zalecenie stosowania okularów podczas wykonywania czynności zawodowych, ma obowiązek posiadania zapasowych okularów korekcyjnych. Dodaję „dla porządku”, ponieważ w takim przypadku pracodawca nie musi finansować ich zakupu.

We wszystkich innych przypadkach (np. kierowcy, kasjera, robotnika, operatora wózka widłowego, spawacza itp.) pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów związanych z zakupem okularów. Żaden szczegółowy przepis nie nakłada takiego obowiązku, bowiem okulary korygujące wzrok nie są środkiem ochrony indywidualnej w rozumieniu art. 237⁶ k.p., a pracodawca ma prawo oczekiwać od pracownika, że jeżeli ma on jakąś wadę wzroku, to zapewni sobie okulary we własnym zakresie – tak aby móc należycie wykonywać swoje obowiązki.

Oczywiście pracodawca – nawet mimo braku ustawowego obowiązku – zawsze może wesprzeć pracownika w przedmiocie zakupu okularów i w ramach wewnątrzzakładowych regulacji ustalić zasady refundacji kosztów poniesionych na ich zakup nawet dla pracowników niezatrudnionych przy obsłudze komputera. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku wypłacona kwota nie będzie podlegała zwolnieniom z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Jeszcze inaczej należy traktować sytuację, w której na danym stanowisku pracy wymagane jest stosowanie okularów ochronnych (gogli, przyłbic itp.), których celem jest zabezpieczenie pracownika, np. przed odpryskami, niebezpiecznymi substancjami chemicznymi itp. Wówczas pracodawca powinien zapewnić takie osłony, jakie będą umożliwiały stosowanie przez pracowników ich własnych okularów (pod spodem), a jeśli to niemożliwe – zapewnić takie ochrony, które dodatkowo będą zapewniały korekcję wzroku dostosowaną do wady konkretnego pracownika. Zgodnie z art. 237⁶ par. 1 k.p. takie środki również powinny być zapewnione nieodpłatnie; nie podlegają opodatkowania ani oskładkowaniu.

Reasumując: jeśli pracodawca refundowałby koszty poniesione na zakup okularów korygujących wzrok na innych zasadach niż przewidziane w przepisach bhp, powinien potraktować to jako wynagrodzenie w naturze, a tym samym oskładkować i opodatkować poniesione koszty.

Autor: Maciej Ambroziewicz

Artykuł pochodzi z: Dziennika Gazety Prawnej

Podstawa prawna:

• art. 229 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320);
• par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973);
• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 868);
• par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).