Logo OZZPT
ikona
Nasze Motto:
Twój problem, Naszym problemem
Dołącz do Nas, razem możemy więcej

Jak długo należy przechowywać dokumentację dotyczącą chorób zawodowych


akta osobowe styczeń 2019 r.
Przepisy nie regulują wyraźnie tego okresu, ale zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych mają go określić pracodawcy jako administratorzy danych. Muszą jednak uważać, by nie naruszyć RODO

Nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) w ogóle nie reguluje zasad prowadzenia dokumentacji wypadkowej oraz dotyczącej chorób zawodowych. Tak więc żadna z nich nie wchodzi w skład pojęcia „dokumentacja pracownicza”. Nie dotyczy ich zatem ogólny przepis o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b kodeksu pracy) przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat kalendarzowych liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Łukasz Prasołek
Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP i SN

Przepisów dotyczących okresów przechowywania dokumentacji wypadkowej i dotyczącej chorób należy zatem poszukiwać w innych regulacjach. W przypadku wypadków mamy wprost przepis dotyczący tej problematyki. Zgodnie bowiem z art. 234 par. 31 k.p. pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat. Brak jednak podobnej regulacji, jeśli chodzi o choroby zawodowe. W związku z tym okres przechowywania takiej dokumentacji budzi wątpliwości, co potwierdza także Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 21 marca 2019 r., wskazując, że problemy były już w poprzednim stanie prawnym i że rozważa wystąpienie do MRPiPS o wyraźne uregulowanie tej kwestii.

Według UODO do czasu pojawienia się przepisu regulującego wprost okres przechowywania dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych to pracodawcy jako administratorzy danych osobowych muszą określić okres przechowywania takich dokumentów. W stanowisku z 12 kwietnia 2019 r. urząd wskazuje, że w tym zakresie należy rozważyć, czy wciąż są aktualne cele, w których takie dane są przetwarzane, aby nie naruszyć art. 5 ust. 1 lit. e RODO. W powyższym stanowisku UODO daje pracodawcom pewną wskazówkę, którą powinni wziąć przy tym pod uwagę. Chodzi o zróżnicowanie okresów, w których wystąpienie udokumentowanych objawów chorobowych upoważnia do rozpoznania choroby zawodowej pomimo wcześniejszego zakończenia pracy w narażeniu zawodowym. Takie różne okresy wynikają z rozporządzenia Rady Ministrów z 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1367). Aby nie naruszyć RODO, należałoby dokonywać okresowych przeglądów przechowywanych danych pod kątem ustalenia, czy jeszcze na podstawie posiadanych danych można stwierdzić istnienie choroby zawodowej. Jeśli tak, to nadal istnieje cel przechowywania takich danych.

Autor: Łukasz Prasołek

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Udostępnij ten post

Share on facebook
Share on twitter
Share on print
Share on email

Dodaj Komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Polub nasz profil Facebook

Kalendarium wpisów

Maj 2019
P W Ś C P S N
« Kwi    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  
control 427510 1920 300x199 - Jak długo należy przechowywać dokumentację dotyczącą chorób zawodowych